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法律讲堂之九——设计项目实施阶段的法律风险与防范

发布时间:2016.04.17

设计开始日期的确定

【风险点】设计开始日期不明,各个设计阶段衔接工作疏忽所造成风险。

【防范措施及应对意见】设计合同中,建议明确约定设计开始日期,合同无法约定精确日期的,可以约定以发包方的书面通知为准,但必须提前至少15天通知。设计合同中,应明确约定每一阶段设计完成的标志,如以设计文件送达对方签章确认的日期为该阶段设计完成之日(10天不提出修改意见也不确认的,视作确认),并明确约定上阶段设计完成之日起多少日为下阶段设计开始日期,或约定以发包方的书面通知为准,但必须提前至少15天通知。

资料不全情况下的提前设计

【风险点】在设计基础资料不全的情况下,发包方要求提前开始设计,可能因为后期设计条件变化造成设计返工或延误设计周期。

【防范措施及应对意见】如果在设计基础资料不全的情况下,发包方要求提前开始设计,应当让发包方出具确认书或签证,确认是设计方仅依据发包方提供的现有资料进行设计,发包方对于资料不全可能导致的设计错误,设计变更承担全部责任,导致设计方工作量增加的,应当额外增加设计费。

未签订合同情况下的提请设计

【风险点】未签订设计合同情况下,发包方仅出具设计任务单(只明确设计范围,内容及设计费金额)要求设计方提前设计,设计方的权利难以得到全面保障。

【防范措施及应对意见】建议设计方的设计工作应尽量在签订设计合同后进行,以保护设计方的合法权益。如果必须在没有合同的情况下设计,在发包方出具书面设计任务单之后,应该让发包方立即通过转账的方式支付第一笔设计费,并在转账备注中写明款项用途为“xxx项目设计费”,并尽快补签设计合同,设计方在向发包方交付设计成果时必须让发包方书面确认。

设计延期

【风险点】由于发包方签约后延迟提交齐全的前期资料,导致设计延期,无法在设计周期内完成设计,同时导致设计方准备的设计人力出现待工现象,并可能导致和设计方承接的其他设计任务时间冲突,造成设计方损失。

【防范措施及应对意见】在发生因发包方延迟提交齐全的前期资料,导致设计方无法按期开始设计时,设计方可以采取以下措施,尽可能的规避风险:

(1)在设计合同中明确约定各个设计阶段发包方提交资料的时间、开始日期和设计期间;

(2)一旦发包方出现延迟提交材料的情况,应当及时以书面催告、会议纪要、签证等方式,固定发包方延期的证据;

(3)通过书面方式,固定发包方提交全部前期资料和设计方开始设计的日期;

(4)对于设计方遭受的损失,要保留好相关依据和材料,并通过书面方式对证据加以固定。

不下达设计通知

【风险点】由于发包方原因,合同签订后一直没有开始设计的,设计方能否索赔,能否单方面解除合同。

【防范措施及应对意见】建议在设计合同中约定,发包方应在一定期限内提供全部设计资料并通知设计方开始设计,逾期未提供全部资料或未通知开始设计的,应当承担一定的违约金,逾期超过多少日,设计方有权解除合同。

设计成果的交付

【风险点】发包方为逃避付款责任,时常在获取设计方设计文件后,以设计成果存在问题或未收到设计成果为由,拒绝付款。

【防范措施及应对方案】交付设计成果的同时,要求发包方填写签收单,并且签收单的文件名称、内容、份数要尽量与合同中约定需提交的设计成果一致,同时在签收单中注明对设计成果提出异议的期限。若设计成果是以电子文件形式发送的,则尽可能选择通过邮件发送。

设计成果延迟确认

【风险点】发包方对设计成果确认延误,致使设计停工所导致的风险和损失。

【防范措施及应对方案】对于上述延误的情况,设计方应当及时进行签证,确定设计延误的原因和设计方遭受的经济损失,同时以书面形式固定停工的时长。恢复设计工作时,要求发包方签发正式的通知文件。对于设计暂停期间的损失,设计方要保管好相关的依据和材料,及时在合同约定的期限内进行索赔。

设计费预付款和进度款的支付

【风险点】合同签订后预付款未到,发包方就要求设计方开始设计工作,或发包方不按合同约定支付阶段设计费。

【防范措施及应对意见】在设计合同中应当明确约定设计费支付期限,并要求发包方应当按照合同约定的期限付款。如果发包方不能按期付款,为规避风险,设计方可采取以下措施:

(1)对欠付设计费进行书面催告,催告后仍不履行,可以书面通知后中止设计,以督促发包方按约支付设计费;

(2)如果发包方短期难以履行,可以要求发包方签署确认书或还款协议,确认拖欠设计费用,利息的金额和预计还款时间;

(3)如果因发包方长期拖欠设计费造成设计方重大经济损失的,设计方可以解除合同,要求发包方支付违约金或赔偿损失;

发包方指令

【风险点】发包方指令设计方违规操作,违反设计规范或不合理的要求加快设计进度,所造成的风险。

【防范措施及应对意见】对于发包方的违法、违规指令,能够拒绝执行的应明确拒绝,并保留相应违法、违规指令的证据。如果被迫必须执行的,应当让发包方书面确认,确认是其明确要求设计方如此操作,由此产生的一切法律责任由发包方承担,造成设计方损失的,应当赔偿,并保留好充分的违法、违规指令的证据,以减轻设计方的责任。

设计成果的阶段确认

【风险点】合同中约定上阶段设计成果获得确认后才能进入下阶段设计,实际过程中发包方没有书面确认手续就要求进入下阶段的设计,如果发生返工现象,对设计方不利,且如设计项目中途终止,结算时会缺乏依据。

【防范措施及应对意见】设计方可在设计合同中约定,发包方收到设计成果后10日内无书面修改意见也未确认的,视为确认。每个阶段的设计成果完成后,应该以书面形式向设计合同载明的发包方地址发出,并保留好送达的依据。实际过程中发包方没有书面确认手续就要求进入下阶段设计工作,应当要求发包方提供书面确认或签证,确认系发包方要求开始下一阶段设计工作,并承诺在特定期限内确认上一阶段的成果。对于已经发生的未签证就设计的情形,应当补签证,无法补签的,应当采取发函、积极协商并制作会议纪要等方式保留相应凭证。

设计例会及会议纪要

【风险点】如项目例会虽有记录单未形成会议纪要或发送与会人未签名之情形,设计方可能面临有利的会议决议事后被反悔、推翻而无法执行的风险,相应权利得不到有效保障。

【防范措施及应对意见】每次设计例会应当形成格式统一的会议纪要,一般会议纪要应当包含:会议日期、与会人员、会议决议、各方签字等内容。为确保会议纪要的确认,可采取以下措施:

(1)开会前制作签到表,签到表应当反映会议主题、时间、地点,并列有单位、人员等栏目供与会人员填写。必要时,纪要正文可以接着签到表,将签到表和纪要正文制作为一个整体。

(2)在没有条件当场制作会议纪要打印稿的情况下,会议纪要的笔录应当有与会人员签字确认,注意:a,应当在会议主题内容基本完成但会议尚未完全结束的时候要求与会人员签字;b,笔录多页的,每页都应签字;c,如果会议纪要只有参会个人的签字,请在会议纪要上注明签字人员所在公司名称和职务;

(3)如果可以当场制作会议纪要打印稿的,注意事项同上述第(2)项;

(4)如果发生与会人员没有当场签字确认的情况,可在会后将会议纪要通过面交、邮寄等方式给与会人员,并同时发文告知与会人员在规定的期限内未提出异议视为认可,设计方要注意送达凭证(签收、邮寄回单等)的收集和保管;

(5)在一些特殊情况下,可以通过录音录像的方式固定会议内容;

(6)如设计方收到的会议纪要和会议召开时的实际内容不符,应当当场补正后签署,同时书面函告有关各方,保留好送达凭证,应当当场补正后再签署,同时书面函告有关各方,保留好送达凭证;

(7)如果会议纪要中设计合同的变更,比如:工作内容、价款、设计范围、服务要求,除会议纪要要求各方签字盖章确认外,设计方应在会议结束后尽快凭会议纪要,与发包方签订相应的补充协议。

设计要求变更

【风险点】设计要求变更导致实际设计范围,内容与合同不一致。

【防范措施及应对意见】在签订设计合同时,应当在合同中明确约定设计范围。在合同执行过程中应当严格按照合同设计范围设计。如果发包方提出要变更设计范围或项目的,设计方应当与发包方签订补充协议或采用签证形式,固定变更的相关证据。

不按约定提交成果

【风险点】设计合同履行过程中,发包方要求设计提交成果时,不按合同约定次序和时间节点,由此所造成的潜在风险。

【防范措施及应对意见】对于发包方要求设计方提交成果时,不按合同约定次序和时间节点的情况,建议及时通过签证的方式,就未按照合同约定次序和时间节点提交设计成果系因发包方明确要求的这一事实固定,并让发包方签署确认。

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